منشی یا مسئول دفتر کیست؟

منشی در لغت به معنای ایجادکننده، بوجودآورنده و ابداع کننده‌ است. اما در کسب و کار و ادبیات روزمره منشی / مسئول دفتر به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و بتواند از استعدادها و خلاقیتش وظایفش را به خوبی انجام داده و در جهت انجام دادن بهتر وظایفش بهره می برد. او اهداف را شناسایی میکند، برنامه ریزی و سازماندهی می کند، تصمیم می گیرد و اجرا می کند. و با قصور در انجام وظایفش، خطایش را با افتخار میپذیرد و آن را اصلاح میکند.

عموما افراد دارای مدرک کاردانی، کارشناسی و یا کارشناسی ارشد در رشته های مختلف می توانند منشی یا مسئول دفتر شوند. البته رشته هایی مانند حسابداری، مدیریت، روانشناسی و … بیشتر برای شغل منشی گری مورد نظر کارفرماها هستند.منشی یا مسئول دفتر به طور خلاصه وظایفی چون تنظیم برنامه روزانه مسئول، توانایی تنظیم جلسه‌ها، نامه نگاری، تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف، کار با کامپیوتر و اینترنت و تایپ متون فارسی و انگلیسی دارد.در برخی از شرکت ها نقش منشی یا مسئول دفتر ها پر رنگ تر است و علاوه بر انجام وظایف قبلی به مدیریت امور داخلی شرکت، هماهنگی داخلی کارکنان و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری نیز می پردازند.

ویژگی اصلی کار مسئول دفتر

کار منشی نیازمند نوعی مهارت ویژه است. یک منشی خوب در کار خود باید مهارت های نوشتاری و گفتاری بسیار خوبی داشته و در کار با کامپیوتر و تایپ متبحر باشد برخلاف تصور عموم، وظیفه منشی فقط پاسخگویی به تلفن ها و ترتیب دادن ملاقات ها نیست. او به عنوان نماینده مدیریت اولین برخورد را با مراجعه کنندگان خواهد داشت. بنابراین، باید تلاش کند تا با هر کس مطابق موقعیت اجتماعی و شخصیتش رفتاری مناسب داشته باشد وبتواند نمایی از سازمان خود را در ذهن دیگران به تصویر بکشد.

کار منشی و مسئول دفتر

1.       دریافت نامه ها ،اوراق پرونده ها وسایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت

2.       تفکیک وتوزیع نامه ها وگزارشات وسایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری آنها.

3.       تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران

4.       دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت

5.       پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان

6.       پاسخگوئی به مراجعیین وراهنمایی آنها.

7.       کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

8.       تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها

9.       کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری

10.   و سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای هر شرکت و حتی سلیقه مدیریت

11.   و ……

مهارت‌های عمومی برای مسئول دفتر

·         پیگیری

·         روابط عمومی بالا

·         اعتمادبه‌نفس بالا

·         مسئولیت‌پذیری

·         مدیریت استرس

·         خلاقیت

·         مدیریت زمان

·         تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان

مهارت‌های تخصصی برای مسئول دفتر

1.       تسلط بر نرم‌افزارهای Office و ICDL

2.       آشنایی با زبان انگلیسی

3.       توانایی انجام مکاتبات اداری

4.       آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی

5.       توانایی گزارش دهی

مهم‌ترین ویژگی‌های فردی شغل مسئول دفتر

·         روابط عمومی عالی

·         خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه

·         پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتایج

·         حافظه خوب و حضور ذهن

·         صبر و تحمل بالا

·         رازداری در فعالیت‌های اداری

·         رعایت انضباط کاری و وقت‌شناس

·         متعهد به انجام فعالیت‌های محوله با دقت و کیفیت